Automatische geplande acties voor de huidige datum

Bij het inplannen van automatische taken en e-mails kan het voorkomen dat een taak of e-mail op of vóór ‘vandaag’ wordt gepland. Met deze instelling geef je aan wat er in dat geval met de taken en e-mails moet gebeuren.

• Niet aanmaken: Wanneer deze optie is geselecteerd, worden taken die op vandaag of eerder vallen niet ingepland.
• Aanmaken op de volgende dag: Wanneer deze optie is geselecteerd, worden taken en e‑mails die op vandaag of eerder gepland staan automatisch naar de volgende dag verplaatst.

Waneer wordt deze instelling gebruikt?

Deze instelling is van toepassing op de volgende automatische acties:

• Consult: Voorafgaand aan consult
• Consult: Op de dag van het consult
• Consult: Consult heeft plaatsgevonden
• Workshop: Voorafgaand aan workshop
• Workshop: Op de dag van het workshop
• Workshop: Workshop heeft plaatsgevonden
• Traject: Voorafgaand eerste consult/workshop van traject
• Traject: Eerste consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden
• Traject: Laatste consult/workshop van traject heeft plaatsgevonden

Voorbeeld scenario’s

1 Inplannen van een nieuwe actie

Automatische actie: 2 weken**voordatconsult plaatsvindt**verstuurEigen e-mailsjabloon**naar alle cliënten.

Stel je hebt een consult ingepland over één week. Bij het inplannen van deze e-mails zal voor dit consult de e-mail gepland worden op één week in het verleden.

• Bij instelling “Niet aanmaken” —> De e-mail wordt niet aangemaakt
• Bij instelling “Aanmaken op de volgende dag:” —> De e-mail wordt voor morgen ingepland.

2 Aanpassen van een actie

Automatische actie: 12 weken**nadatworkshop heeft plaatsgevonden**verstuurEigen e-mailsjabloon**naar alle cliënten.

Stel dat je een actie hebt die 12 weken na een consult of workshop moet plaatsvinden, en je wijzigt deze naar 8 weken. Je wilt vervolgens dat alle al ingeplande e‑mails worden aangepast. Als er dan een workshop 10 weken geleden heeft plaatsgevonden, wordt de taak die eerst op 12 weken stond nu teruggezet naar 8 weken — en komt daardoor 2 weken in het verleden te liggen.

• Bij instelling “Niet aanmaken” —> De e-mail wordt verwijderd.
• Bij instelling “Aanmaken op de volgende dag:” —> De e-mail wordt verplaatst naar de eerstvolgende dag.

3 Inplannen van een consult/workshop

Automatische actie: 2 weken**voordatconsult plaatsvindt**verstuurE-mail met vragenlijst**naar alle cliënten.

Stel dat je een nieuw consult plant voor volgende week, en je hebt een automatische e‑mail die twee weken vóór het consult verzonden moet worden. In dat geval zou deze e‑mail in het verleden worden ingepland en daardoor niet meer automatisch verstuurd worden.

• Bij instelling “Niet aanmaken” —> De e-mail wordt niet aangemaakt.
• Bij instelling “Aanmaken op de volgende dag:” —> De e-mail wordt aangemaakt op de eerstvolgende dag.

4 Aanpassen van een consult/workshop

Automatische actie: 2 weken**voordatworkshop plaatsvindt**verstuurE-mail met vragenlijst**naar alle cliënten.

Stel dat je een workshop hebt ingepland over twee maanden en je verplaatst deze naar volgende week. Voor deze workshop staan e‑mails gepland die twee weken vooraf verzonden moeten worden. Wanneer je de workshop verplaatst, komen deze e‑mails daardoor in het verleden te liggen.

Met deze optie kun je aangeven of deze e‑mails de volgende dag alsnog verzonden moeten worden, of dat de ingeplande e‑mails moeten worden verwijderd.

• Bij instelling “Niet aanmaken” —> De e-mails worden niet aangemaakt.
• Bij instelling “Aanmaken op de volgende dag:” —> De e-mails worden op de eerstvolgende dag alsnog verstuurd.